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Votre entreprise doit-elle passer à la VoIP?

Vous êtes dans un cybercafé et recevez un appel professionnel important sur votre ordinateur portable. Vous êtes en déplacement et recevez un message vocal urgent dans votre boîte de réception. Votre entreprise a un numéro de téléphone avec un indicatif régional de Floride, même si votre bureau se trouve en Californie.

Bienvenue dans le monde de la voix sur protocole Internet (VoIP). Avec le service VoIP, vos appels téléphoniques transitent sur Internet sous forme de données, tout comme le font les e-mails. Ce type de service peut réduire considérablement vos coûts de télécommunications tout en augmentant votre productivité. Il fournit également des fonctionnalités et des capacités utiles que la technologie téléphonique conventionnelle ne peut pas offrir.

Bien que la VoIP gagne rapidement en popularité, certaines petites entreprises restent sur la touche, craignant que la qualité audio VoIP ne soit pas conforme aux normes, que la technologie soit difficile ou coûteuse à mettre en œuvre, ou que leur service téléphonique soit interrompu en cas de panne d’électricité.

La vérité est que les avantages de la VoIP dépassent de loin les inconvénients potentiels. Voici ce que vous devez savoir sur la VoIP pour décider si elle convient à votre entreprise, ainsi que des conseils pour tirer le meilleur parti du service VoIP.

1. Depuis sa création, la qualité du service VoIP a parcouru un long chemin. Les premiers produits VoIP exigeaient que les deux parties dans une conversation soient devant un ordinateur. Non seulement cela était extrêmement limitatif, mais la qualité sonore était souvent médiocre. Le service VoIP d’aujourd’hui a évolué et vous permet de passer et de recevoir des appels en utilisant des téléphones standard ou, mieux encore, des téléphones IP riches en fonctionnalités. La qualité sonore s’est également considérablement améliorée. En fait, de nombreuses entreprises ont aujourd’hui abandonné les systèmes téléphoniques traditionnels au profit de la VoIP. Bon nombre de ces entreprises ont la possibilité d’exploiter leur propre réseau de données pour acheminer les appels téléphoniques provenant et aboutissant au sein de leur bureau avec des économies et des avantages supplémentaires.

2. L’utilisation de la VoIP peut réduire considérablement vos coûts de télécommunications. Les coûts d’exploitation des fournisseurs de services VoIP sont nettement inférieurs à ceux des compagnies de téléphone traditionnelles, qui doivent faire face à l’infrastructure téléphonique existante et coûteuse à entretenir et aux réglementations industrielles coûteuses. Avec des dépenses moindres, les fournisseurs de VoIP peuvent facturer beaucoup moins que leurs concurrents.

Et avec la VoIP, les entreprises n’ont plus besoin de maintenir des réseaux séparés pour les téléphones et les données – une autre économie d’argent importante. De plus, les coûts associés aux déplacements, aux ajouts et aux changements d’employés – qui peuvent coûter 100 $ ou plus par événement – sont pratiquement éliminés. Tout ce que vous avez à faire est de déplacer votre téléphone IP (ou votre téléphone traditionnel avec un adaptateur VoIP) sur une autre prise réseau à large bande et de le brancher.

3. Le service VoIP rend votre système téléphonique très flexible. Les systèmes VoIP vous permettent de faire des choses qui ne sont tout simplement pas possibles avec la technologie téléphonique traditionnelle. Par exemple, vous pouvez :

Emportez votre système téléphonique avec vous. Tant que vous avez accès à une connexion haut débit, vous pouvez utiliser votre système VoIP n’importe où, comme dans une chambre d’hôtel ou chez un ami. Les clients et les employés peuvent rester en contact simplement en appelant votre numéro de téléphone professionnel habituel – ils n’ont pas besoin d’appeler votre téléphone portable, ce qui signifie que vous pouvez économiser de précieuses minutes de téléphone portable.
Parlez sur votre ordinateur portable. De nombreux systèmes VoIP incluent un logiciel de téléphonie qui vous permet d’envoyer et de recevoir des appels à l’aide d’un casque/microphone connecté à votre ordinateur. Désormais, vous ne manquerez plus aucun appel urgent d’un client, même lorsque vous traînez avec votre ordinateur portable dans un cybercafé.
Recevez des messages vocaux et des fax avec votre e-mail. De nombreux services VoIP vous permettent de transférer automatiquement la messagerie vocale et les télécopies vers votre boîte de réception de courrier électronique habituelle. Vous obtenez tous vos messages au même endroit, et votre messagerie vocale et vos télécopies peuvent être facilement archivés ou transférés à d’autres. Les utilisateurs peuvent également faire « lire » leurs e-mails sur la messagerie vocale.
Obtenez des numéros de téléphone virtuels. Votre numéro de téléphone peut avoir n’importe quel indicatif régional disponible, pas seulement celui attribué à votre région. Par exemple, une entreprise basée en Californie pourrait avoir un numéro de téléphone avec un indicatif régional de Floride, ce qui est particulièrement avantageux si votre entreprise a (ou souhaite) des clients en Floride.
Augmentation de la productivité. De nombreux numéros de téléphone VoIP peuvent être configurés pour sonner simultanément sur plusieurs appareils, tels que vos téléphones portables et fixes, avant d’accéder à la messagerie vocale, éliminant ainsi les « étiquettes téléphoniques » fastidieuses. Dans une récente enquête menée par Sage Research, l’augmentation de la productivité permise par la téléphonie Internet s’élevait à 3,9 heures par semaine, par employé.

Pierre Alexandre , www.entrepreneur.com

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